Maîtriser la gestion de projet : méthodes et outils pour 2024

Qu’elles utilisent des cycles pour organiser les missions de chacun ou des séquences, les méthodes de gestion de projet servent toutes à produire un livrable. Chacune des méthodologies du management du projet emploie des outils. Ils peuvent être communs à des modèles très opposés. Les approches agiles ou traditionnelles sont très différentes dans l’exécution des tâches. Même si tout semble les opposer, elles se combinent dans certains cas. Ces méthodes hybrides permettent de déployer un projet avec plus d’efficacité. Le chef de projet a la responsabilité du résultat, du développement et surtout du bon déroulement du projet. C’est pourquoi il doit réfléchir avec soin aux outils et à la stratégie de conduite du projet. Quelles sont les méthodes de la gestion de projet ? Sur quoi repose le choix de l’une ou de l’autre ?

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

Pour atteindre un objectif qui exige une grande coordination, et des compétences spécifiques, on utilise la gestion de projet. Cette discipline a été créée afin de réfléchir aux meilleures solutions pour obtenir le livrable désiré. Ce sera l’objectif du projet.

Le projet se découpe en plusieurs étapes. Suivant l’approche utilisée, elles se détaillent plus ou moins. Les plus importantes sont :

• l’identification des besoins ;
• la création du cahier des charges ;
• l’évaluation des ressources disponibles ;
• la planification des phases opérationnelles ;
• l’exécution et la conception ;
• la livraison.

Il existe trois différents types de projet. Le projet ouvrage est spécifiquement mis en place pour un client. Le projet produit est destiné à plusieurs clients. L’équipe conçoit une solution ou un produit adaptable comme un logiciel. Le projet organisationnel planifie un événement.

Les objectifs principaux du management de projet

Outre de mener à son terme le projet, les objectifs de la gestion de projet sont :

• évaluer et minimiser les risques ;
• faciliter la collaboration entre les équipes ;
• gérer le budget ;
• éviter les retards ;
• optimiser les ressources ;
• définir clairement un plan avec des objectifs ou des jalons ;
• déterminer les tâches à effectuer ;
• assurer la sécurité (dans les secteurs de l’industrie ou du BTP) ;
• contrôler la qualité et améliorer si besoin.

Quelles sont les méthodes de gestion de projet ?

Les modèles traditionnels de gestion de projet

Dans ces types de projets comme la méthode Waterfall (en cascade), les tâches s’exécutent les unes après les autres selon un planning bien établi dès le départ. Ces méthodes assez simples et prévisibles sont parfaites pour les projets avec des objectifs fixes bien déterminés, par exemple la réalisation d’un bâtiment.

Elles permettent d’avoir une planification précise et d’avoir plus de contrôle sur la bonne marche du projet. En revanche, le coût en ressources peut devenir lourd en cas d’imprévus et peut rallonger les délais.

Les approches agiles en gestion de projet

Le manifeste agile a été écrit en 2001. Il prône de courtes tâches dont on évalue le résultat ensuite en réunions d’équipe. Les améliorations sont apportées au fur et à mesure. Cela permet de faire évoluer le produit ou la solution en fonction des besoins du client.

Il valorise les interactions et la communication entre les acteurs du projet d’une structure, que ce soit les collaborateurs ou les clients. Ainsi, ces derniers peuvent être parties prenantes dans la réalisation et les retours de tests produits par exemple. La méthode agile utilise aussi des logiciels de travail plutôt que de la documentation lourde. Ce manifeste a donné naissance à plusieurs méthodes, dont celle appelée Scrum avec ses fameux sprints.

Les méthodologies de processus dans la gestion de projet

Issue de l’industrie, cette représentation travaille sur un principe de prise en compte de la globalité des process de l’entreprise. Lean recense les tâches et les organise en flux pour réduire le gaspillage. Six Sigma agit principalement sur l’amélioration continue pour viser la qualité du livrable et une meilleure productivité. Les deux se combinent en une méthode hybride : Lean six sigma.

La méthode du chemin critique ou CPM

Ce type d’approche consiste à identifier, parmi toutes les tâches d’un projet, celles qui peuvent avoir un impact négatif sur la livraison. Il s’agit de visualiser l’axe (ou chemin) où apparaissent ces activités interdépendantes et veiller à les terminer dans les délais.

Choisir la bonne méthodologie pour gérer un projet

Opter pour un type de méthodologie plutôt qu’une autre fait partie des missions des chefs de projet. Il faut prendre en compte plusieurs critères.

Le secteur et la nature du livrable du projet

S’il s’agit d’un projet de construction, de solution informatique ou de l’organisation d’un évènement, les nécessités ne sont pas les mêmes. Dans l’industrie par exemple, des exigences de contrôle ou de sécurité existent avec une documentation importante. La réalisation et le suivi d’un projet classique sont adaptés au contexte.

À l’inverse, certains livrables requièrent plus de flexibilité comme dans le développement d’une application. Dans ce cas, on préfèrera des modèles de type agile. Si c’est un projet avec pour périmètre une transformation dans l’organisation d’une entreprise, alors on optera aussi pour des méthodes basées sur le changement.

L’équipe du projet

Le chef de projet doit bien connaître son équipe. Est-elle flexible ? Quelles sont ses habitudes de travail ? Combien de personnes compte-t-elle ? Si vos collaborateurs travaillent de manière conventionnelle, alors une méthode en cascade comme Waterfall conviendra mieux.

L’implication du client dans la gestion d’un projet

Dans le cas où le client participe à la conception avec des va-et-vient réguliers, il faut peut-être choisir une méthode flexible de type agile afin de pouvoir répondre aux exigences, tout en sécurisant sa performance.

La complexité, le budget et le calendrier de la gestion de projet

Il convient de penser à la rentabilité versus investissement si les ressources nécessaires ne sont pas disponibles en interne. Le budget alloué consent des marges de manœuvre ? Les délais de livraison sont serrés ou la solution (ou le produit) demandée innovante ? Tout cela peut complexifier le travail et le bon procédé aide le projet à se concrétiser.

On peut aussi combiner plusieurs méthodes. Les approches agiles apportent rapidité et flexibilité aux stratégies traditionnelles. On appelle cela une méthode hybride.

Les outils utilisés en conduite de projet

Il existe plusieurs outils de gestion de projet qui peuvent être utilisés en fonction des besoins spécifiques du projet. Voici quelques-uns des outils les plus couramment utilisés :

Avec l’analyse SWOT, on identifie les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces du projet en interne, afin de mieux comprendre les risques. À l’inverse, l’analyse PESTEL se concentre sur les facteurs externes qui pourraient affecter le projet : politiques, économiques, sociaux, technologiques, environnementaux et juridiques.

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion du temps. Il aide à visualiser les différentes tâches définies d’un projet, leur durée, leur ordre et leurs interdépendances. Quant à celui de PERT, il permet de déterminer au début d’un projet les tâches importantes du projet. Il est employé dans le modèle de chemin critique.

Sur un tableau Kanban, on crée trois colonnes destinées aux tâches à effectuer : terminées, en cours, à faire. Ainsi, on voit l’état d’avancement des diverses séquences ou étapes en temps réel.

Le diagramme d’Ishikawa est un outil principalement déployé en gestion de qualité. Il permet d’identifier les causes potentielles d’un problème ou d’un effet indésirable. Il utilise les 5 M comme Main d’œuvre, Matière, Méthode, Matériel, Milieu.

La matrice RACI fluidifie les rôles et les responsabilités des différents membres de l’équipe pour chaque mission du projet. La matrice RACI est pratique pour éviter les malentendus et pour garantir que chaque collaborateur sait ce qu’il doit faire.

Grâce à la méthode SMART, on définit des objectifs clairs, spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents et temporels pour le projet. Le fait de découper chaque tâche et de les stipuler permet de proposer une feuille de route précise à l’équipe avec une échéance tenable.

Issu de la loi du même nom, le diagramme de Pareto est efficace pour hiérarchiser les causes et les effets afin de se concentrer sur les plus importantes pour le projet. Cet outil visuel évite de se focaliser sur les activités secondaires et assure le suivi.

Devenir chef de projet : cursus chez Skala Business School en Normandie

Le mastère de gestion de projet vous mène à la fonction de chef de projet. Le mastère différent du master est une spécificité des écoles de commerce. Ce cursus se concentre sur la pratique que ce soit en formation initiale avec des stages ou en alternance. C’est une formation bac + 5.

Par rapport à la formation initiale, l’alternance présente plusieurs avantages. Vous êtes rémunérés et les frais de scolarité sont pris en charge par l’OPCO de l’entreprise qui vous accueille.

Dans votre future vie professionnelle, votre expérience du terrain fera de vous des candidats très convoités par les employeurs. En tant qu’alternant, vous développez des compétences dans le domaine de la gestion de projet et vous savez évoluer dans le monde du travail. Vous aiguisez également vos softs-skills ou savoir-être. Elles sont essentielles au manager de gestion de projet, car il coordonne les équipes, rencontre le client lors des négociations et reste en contact avec lui jusqu’à la clôture du projet.

Deux types de contrat existent : celui d’apprentissage et celui de professionnalisation. On choisit l’un ou l’autre suivant votre situation initiale (étudiant, demandeur d’emploi, etc.) ou votre âge. Chez Skala Business School Rouen, l’alternance s’organise ainsi, deux semaines de terrain et une semaine d’enseignement. On vous accompagne pour trouver une entreprise d’accueil si nécessaire.

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Devenir manager de projet avec un bachelor et de l’expérience

Diplômé d’un bachelor, vous pouvez intégrer un emploi de gestionnaire du projet. Après quelques années en poste, vous avez la possibilité de passer par la VAE pour décrocher le diplôme de chef de projet sans retourner en formation.

La validation des acquis par l’expérience permet d’obtenir le titre en présentant un dossier complet sur votre parcours et en le mettant en relation avec les compétences requises. Par exemple : vos connaissances acquises sur quelles sont les méthodes en gestion de projet. Le dossier est conséquent, un accompagnement par un organisme est conseillé. Vous le défendez ensuite devant un jury.

Si vous êtes en poste et souhaitez devenir chef de projet, une autre possibilité s’offre à vous : la formation continue financée par les OPCO. Ces organismes de compétences collectent les cotisations à la formation des sociétés. Elles aident à construire et à payer la formation des salariés. Elles participent aussi aux frais annexes engendrés comme les déplacements, etc. Il faut contacter les RH ou le service formation afin d’en bénéficier.

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Pourquoi choisir Skala Business School Rouen pour se former à la gestion de projet ?

Les nouvelles approches comme les modèles agiles ont toute leur place chez Skala Business School Rouen. Nos élèves apprennent à élaborer, planifier, déployer un projet, définir les priorités, obtenir un résultat de qualité et ainsi en assurer la réussite. Ils savent à la fin de leur mastère piloter une équipe même nombreuse ou organiser son activité. Ils connaissent aussi les méthodes propres au management de transition. Assez complexes, celles-ci sont par exemple destinées aux transformations d’une organisation interne d’entreprise.

Notre école est enracinée dans le bassin industriel normand. Nous mettons un point d’honneur à former les futurs chefs de projet de ce secteur. Pour réussir dans ce domaine, nous vous enseignons ses compétences spécifiques. Vous saurez effectuer des analyses techniques, assurer la sécurité des collaborateurs du terrain, maîtriser les processus de production, mais aussi communiquer de façon efficace, travailler avec ou en tant que dirigeants.

À cet effet, nous misons ainsi sur une pédagogie axée sur :

• l’élaboration et diffusion de stratégies d’organisation ;
• la mise en œuvre de ces stratégies ;
• la conduite du management des équipes ;
• la direction stratégique en marketing et commercial.

L’équipe de Skala Business School se compose de spécialistes issus du terrain. Son enseignement innovant utilise des outils comme des cours de théâtre, des challenges de créativité, et de l’approche prédictive du potentiel de chacun de nos étudiants. Nous assurons votre suivi et vous aidons à définir votre projet professionnel pour devenir un chef de projet tout-terrain.

De l’idée de départ à la réalisation du livrable, le manager de projet guide chacun et chacune vers l’objectif. Il travaille à la réussite du projet dans le budget défini tout en optimisant les ressources. Il doit savoir répondre aux problèmes qui surviennent. Son rôle est donc indispensable dans une mise en œuvre efficace. Il ou elle prend part à toutes les phases courtes ou longues. Le chef de projet est un élément indispensable dans une entreprise. Ses compétences transversales en méthodologie de projet s’appliquent à tous les secteurs.

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Sources :
Service Public de la validation des acquis. France VAE
Service Public de la validation des acquis. La VAE, c’est quoi ?
Ministère du Travail, de la Santé et des Solidarités.Opérateurs de compétences.
France Compétences. Référentiel du manager de projet.